Korrekturen vornehmen¶
Elternteil zahlt für mehrere Kinder innerhalb einer Überweisung¶
Sollten Eltern bspw. für mehrere Kinder über eine Überweisung alle betroffenen Beträge überweisen, muss diese Summe auf die einzelnen Kinder übertragen werden. Es ist daher zwingend zu beachten, dass die Eltern auch wirklich je Kind eine Überweisung vornehmen, damit der automatische Abgleich auch funktionieren kann.
Sollten Eltern dennoch über eine Überweisung alle offene Beträge für deren Kinder bezahlt haben, müssen Sie als Schule wie folgt vorgehen.
1. Das Problem tritt auf, wenn an einem Kind der doppelte Rechnungsbetrag angezeigt wird.
2. Klicken Sie auf die Zahlungsübersicht am Kind und stornieren Sie den letzten Zahlungseingang.
3. Tragen Sie zur allg. Dokumentation einen Grund für die Stornierung ein.
4. Anschließend können Sie beim ersten Kind den vollständigen Zahlungseingang erfassen.
5. Gehen Sie nun zur Aufforderung des weiteren Kindes und erfassen Sie den Zahlungseingang manuell.
6. Anschließend sind die Aufforderungen der Kinder damit vollständig ausgeglichen.
Zahlungseingang wurde manuell und digital erfasst¶
Doppelte Erfassungen vermeiden
Um doppelte Erfassungen von Zahlungseingang vermeiden zu können, sollten Sie den automatischen Abgleich erst zu einem festen Datum beginnen, ab welchem nur noch Eingänge in Bar an Ihrer Schule manuell erfasst wurden. Sollte der automatische Abgleich für Tage gemacht werden, an denen Überweisungen bereits manuell erfasst wurden, besteht die Gefahr der Doppelbuchungen.
Sollte es bei einem Kind aus Versehen zu einer Doppelbuchung gekommen sein, kann die Überbezahlung durch eine manuell eingetragene Rückzahlung um den Differenzbetrag storniert werden.
In diesem Fall gehen Sie wie folgt vor:
1. In der Zeile des Kindes auf den Button Rückzahlung erfassen klicken.
2. Der Rückzahlungsbetrag wird automatisch eingetragen.
3. Button Rückzahlung speichern klicken.
4. Der Posten ist wieder ausgeglichen, die Korrektur wurde vorgenommen.