Geld einsammeln¶
Als Verwaltung oder Lehrkraft können Sie Zahlungsaufforderungen für mehrere oder einzelne Klassen anlegen. Sie können somit in Ihrer Klasse flexibel Bargeld einsammeln, bspw. eine Klassenkasse aufbauen und von dieser selbstständig kleinere Beträge abbuchen. Aber auch konkrete Aufforderungen für feste Ausgaben können hinterlegt und dokumentiert werden.
- Als Lehrkraft rufen Sie die Funktion über den Bereich
Zahlungenneben Meine Schüler oder Kommunikation auf. - Als Verwaltung rufen Sie die Funktion über Verwaltung / Zahlungen auf.
Schulkonto hinterlegen¶
Als Verwaltung können Sie über Verwaltung / Zahlungen / Schulkonten verschiedene Schulkonten für die Überweisungen hinterlegen.
Über den Button Bankkonto hinzufügen können Sie anschließend weitere Bankkonten für unterschiedliche Anforderungsfälle ergänzen.
Neue Aufforderung anlegen¶
Eine neue Aufforderung kann innerhalb einer Klasse oder eines Kurses angelegt werden.
1. Über den Button Neue Zahlung können Sie eine neue Zahlung anlegen. Wählen Sie hierfür die Zahlungsart Geld einsammeln aus.
2. Tragen Sie die Bezeichnung sowie eine Bezahlmethode (Bar / Überweisung / Bar und Überweisung) ein.
3. Anschließend wählen Sie die Klasse / den Kurs aus, in welchem Sie die Zahlung anlegen möchten.
4. Legen Sie den Gesamtbetrag der Zahlung fest.
Individuelle Teilbeträge pro Schüler festlegen
Der Gesamtbetrag kann sich aus einer Gesamtsumme ergeben, welche über den - Button automatisch gleichermaßen auf die Anzahl der ausgewählten Schüler verteilt wird.
Aber auch individuelle Beträge und Abweichungen je Schüler können an dieser Stelle hinterlegt werden.
5. Über den Button Speichern schließen Sie das Anlegen der Aufforderung ab.
Überweisung per QR-Code¶
Um den Bezahlprozess für die Eltern zu erleichtern, bieten wir auf dem Dokument für Eltern einen QR-Code an, welcher innerhalb der Banking App gescannt werden kann. Damit werden direkt der Rechnungsempfänger, die IBAN, der Verwendungszweck sowie der Rechnungsbetrag übernommen, um mögliche Fehler im Überweisungsprozess zu reduzieren.
Der QR-Code wird am PDF-Dokument automatisch angezeigt, sobald bei der Bezahlmelthode eine Variante mit Überweisung angewählt wurde.
Zahlungseingang festlegen¶
Als Lehrkraft bekommen Sie eine Übersicht aller offenen und zu bezahlenden Beträge. Sobald Sie Geld eingesammelt haben oder als Schule den Betrag per Überweisung auf das Schulkonto erhalten haben.
Über den Button vollständig bezahlt können Sie den vollständigen Zahlungseingang am individuellen Kind festhalten.
Schnelles Erfassen¶
Um eine Massenaktion zum Zahlungseingang an Ihrer erstellten Aufforderung festzuhalten, klicken Sie hierfür auf den Button Schnelles erfassen an der Transaktion.
Um die Schüler in einer Art Checkliste nach dem Erhalt der Zahlung abhaken zu können, wählen Sie an der Aktion Vollständig bezahlt aus. Nun können Sie die komplette Klasse oder einzelne Kinder auswählen, um den Erhalt der Zahlung auf einem Mal bestätigen zu können.
Mit dem Button Aktion ausführen schließen Sie die Massenaktion ab.
Massenaktion für Teilbeträge
Mit der Option Einzahlung erfassen kann das Einsammeln eines Teilbetrags über die Massenaktion vorgenommen werden. Dies bietet sich vor allem dann an, wenn Sie zunächst eine kleinere Rate der gesamten Ausgabe einsammeln wollen.
Individuelle Teilbeträge einbuchen¶
Sollte ein Kind nicht die komplette Summe, sondern nur einen Teilbetrag begleichen, lässt sich dieser für den Moment über den nach unten zeigenden Pfeil / Einzahlung erfassen hinterlegen. Geben Sie den Einzahlungsbetrag an und speichern Sie die Einzahlung. Der Einzahlungsbetrag wird anschließend automatisch von der offenen Gesamtsumme abgezogen.
Status an Betrag¶
An den Schülern können Sie transparent erkennen, welche Schüler den Betrag vollständig bezahlt haben, ob Teilbeträge pro Kind noch offen sind oder noch gar kein Zahlungseingang festgestellt werden konnte.
Korrekturen vornehmen¶
Elternteil zahlt für mehrere Kinder innerhalb einer Überweisung¶
Sollten Eltern bspw. für mehrere Kinder über eine Überweisung alle betroffenen Beträge überweisen, muss diese Summe auf die einzelnen Kinder übertragen werden. Es ist daher zwingend zu beachten, dass die Eltern auch wirklich je Kind eine Überweisung vornehmen, damit der automatische Abgleich auch funktionieren kann.
Sollten Eltern dennoch über eine Überweisung alle offene Beträge für deren Kinder bezahlt haben, müssen Sie als Schule wie folgt vorgehen.
1. Weisen Sie die Überweisung einer konkreten Aufforderung eines der Kinder des Elternteils zu. Dies führt zu einem Überbetrag am ausgewählten Kind.
2. Anschließend tragen Sie am Kind eine Rückzahlung um den entsprechenden Differenzbetrag ein, um ein Saldo am zunächst ausgewählten Kind zu erzielen.
3. Anschließend tragen Sie einen manuellen Eingang an den weiteren Kinder ein. Hierfür öffnen Sie die betroffene Aufforderung und klicken in der Zeile der weiteren Kinder auf den nach unten zeigenden Pfeil / Einzahlung erfassen. Nun können Sie den Differenzbetrag am Kind als Einzahlung erfassen. Damit erhalten auch die weiteren Kinder den Status vollständig bezahlt.
Zahlungseingang wurde manuell und digital erfasst¶
Doppelte Erfassungen vermeiden
Um doppelte Erfassungen von Zahlungseingang vermeiden zu können, sollten Sie den automatischen Abgleich erst zu einem festen Datum beginnen, ab welchem nur noch Eingänge in Bar an Ihrer Schule manuell erfasst wurden. Sollte der automatische Abgleich für Tage gemacht werden, an denen Überweisungen bereits manuell erfasst wurden, besteht die Gefahr der Doppelbuchungen.
Sollte es bei einem Kind aus Versehen zu einer Doppelbuchung gekommen sein, kann die Überbezahlung durch eine manuell eingetragene Rückzahlung um den Differenzbetrag storniert werden.