Termine verwalten¶
Unter Verwaltung / Kalender können Sie Ihren eigenen Kalender einsehen und verwalten. Darüberhinaus auch die am Kalender eingesetzten Kategorien verwalten.
Schultermine planen¶
Als Verwaltung haben Sie die Möglichkeit, über Ihren Kalender informative Termine für Ihre Schulfamilie zu organisieren. Klicken SIe hierfür einfach auf den Button Neuer Termin und wählen Sie anschließend den Bereich Schul-, Klassen oder Kurstermin aus.
Amnschließend können Sie am Termin einen Titel und eine Beschreibung festlegen. Sie können dem Termin eine bestimmte Kategorie zuweisen, die Dauer des Termins festlegen und die Zielgruppe, für welchen der informative Termin sichtbar sein soll. Somit haben Sie hierüber die Möglichkeit, informative Termine für die komplette Schule anzulegen (bspw. Ferien), aber auch jahrgangsstufenspezifische Termine wie Klassenfahrten, Ausflüge oder Zeiträume für bestimmte Prüfungsverfahren.
Elternsprechtage zentral planen¶
Voraussetzungen¶
Um als Verwaltung einen Elternsprechtag zentral für das komplette Kollegium anlegen zu können, müssen die Lehrkräfte deren persönlichen Kalender der Verwaltung unter Meine Termine freigeben.
Durch das zentrale Anlegen durch die Verwaltung weird je ausgewählter Lehrkraft ein eigenes Terminangebot geschaffen. D.h. sollten im Nachgang Änderungen am Terminangebot notwendig sein, müsste dies dann durch jede Lehrkraft selbst vorgenommen werden. Als Verwaltung legen Sie zunächst den Rahmen des Angebots an.
Durchführungsschritte¶
Um als Verwaltung einen Elternsprechtag für das komplette Kollegium auf edoop.de zu planen, gehen Sie wie folgt vor:
1. Über Verwaltung / Termine können Sie unter Mein Kalender über den Button Neuer Termin einen neuen Termin anlegen.
2. Hier können Sie nun den Titel und eine Beschreibung für den Termin hinterlegen und anschließend auf den Button Termine anbieten klicken.
3. Für einen Elternsprechtag stellen nun die folgenden Parameter ein:
Wer bietet an?: Parameter Mehrere / andere Kollegen wählen und alle Personen markieren, die am Elternsprechtag als Lehrkraft teilnehmen.
Wer darf reservieren?: Parameter Eltern ... > Alle Eltern der Schule auswählen.
und anschließend klicken aus Weiter.
4. Nun können Sie im folgenden Menü alle relevanten Information wie Termindauer und den geplanten Zeitraum.
Erstellen der buchbaren Zeitslots
Anhand der eingestellten Termindauer und dem Zeitraum errechnet das System automatisch die möglichen Zeitslots, diese müssen Sie nicht explizit selbst anlegen. Sollten Sie eine Pause einplanen, fügen Sie am Termin genau die Zeiträume hinzu, in welchen die Gespräche geführt werden sollen. Die Differenz der Zeiträume wird automatisch vom System als Pause interpretiert.
Anschließend wird das Terminangebot automatisch für alle eingestellten Lehrkräfte eingetragen. Eltern können dann weiterhin nur bei den Lehrkräften einen Termin buchen, zu welchen deren Kinder auch eine Klassen- / Kursverbindung haben.
5. Als letzten Schritt können Sie noch das Zeitfenster für die Reservierung einstellen.
Start der Buchungen durch die Lehrkräfte selbst festlegen lassen
Wir würden Ihnen empfehlen, den Start der Reservierungenfür die Eltern zunächst 1-2 Wochen in die Zukunft zu legen. In dieser Zeit haben die Lehrkräfte noch die Möglichkeit, individuelle Anpassungen am Termin, wie bspw. weitere eigene Pausen, zu hinterlegen.
Sobald der Termin durch die Lehrkraft final bearbeitet wurde, kann der Start der Reservierungen für die Eltern durch die Lehrkraft final eingestellt werden.
Eigener Terminkalender¶
Über den Kalender sehen Sie alle Ihre relevanten Termine indem Sie die Parameter Meinem Kalender und Meine Klassen und Kurse auswählen.
Termine vom Kollegium einsehen¶
Als Verwaltung haben Sie die Möglichkeit, auch auf die Kalender der Kolleginnen und Kollegen zugreifen zu können. Sofern Ihnen diese von der entsprechenden Person auch freigegeben wurden.
Über die Filterfunktion Termine von oder Klassen- und Kurstermine können Verwalter die Termine von Kolleginnen und Kollegen oder auch Termine auf Klassen- und Kursebene einsehen.
Somit behalten die Verwalter einen guten Überblick über alle eingestellten Klassen- und Kurstermine und können diese nach Bedarf mit den möglichen Optionen filtern.
Eigenen Kalender ausblenden
Um sich von den eigenen Terminen nicht irritieren zu lassen, können Sie den Haken neben Meine Klassen und Kurse entfernen, um wirklich nur die Termine der ausgewählten Kollegin / des ausgewählten Kollegen oder Klassen und Kurse angezeigt zu bekommen.
Termine von Lehrkräften bearbeiten¶
Nachdem Sie auf den Kalender einer einzelnen Lehrkraft gefiltert haben, können Sie den Termin (sofern dieser von Ihnen eingestellt wurde) bearbeiten. Sie können Terminangebote für Eltern reservieren oder auch Parameter wie die Zielgruppe oder auch die Reservierungsfristen anpassen.
Terminkategorien verwalten¶
Unter dem Bereich Kategorien verwalten können Sie für bestimmte Terminarten ( bspw. Ferien, Ausflüge oder Dienstbesprechungen) eine eigene Kategorie mit Farbe festlegen.
Neben unseren bereitgestellten Kategorien können Sie weitere/ eigene Kategorien hinzufügen oder die Benennung und Farbgebung unserer standardmäßig bereitgestellten Kategorien auf Ihre Schule anpassen.