Terminangebote¶
Terminangebote erstellen¶
Sie können Termine anbieten, um z.B. Elternsprechtage oder Ihre eigenen Sprechstunden abzuwickeln.
Klicken Sie in den Kalender und wechseln Sie zum Tab Termine anbieten, um ein neues Terminangebot anzulegen. Geben Sie den Titel und ggf. eine Beschreibung ein.
Wer bietet an?¶
Wählen Sie nun aus, wer das Terminangebot anbietet. Sie können entweder Nur ich oder Mehrere / andere Kollegen auswählen und dann weitere Kollegen hinzufügen.
Elternsprechtag als Verwaltung anlegen¶
Im folgenden Beispiel erfahren Sie, wie Sie als Verwaltung mit nur wenigen Klicks einen kompletten Elternsprechtag für Ihre gesamte Schulfamilie anlegen können.
Elternsprechtag als Verwaltung anlegen
Eine ausführliche Anleitung, wie Sie als Verwaltung zentral einen Elternsprechtag für alle Kolleginnen und Kollegen anlegen können, finden Sie unter Elternsprechtage zentral planen.
Terminangebot bei mehreren Personen
Bitte beachten Sie, dass bei der Auswahl von mehreren Lehrkräften die Termine nicht in der Gruppe, sondern bei jeder einzelnen Person reservierbar sind.
Terminangebot als Kurslehrkraft anbieten
Terminangebot als Kurslehrkraft¶
Um als Kursleitung ebenfalls ein Terminangebot den Eltern anbieten zu können, müsste dieser tatsächlich von einer Person mit Verwalterrolle über den Kalender für Sie angelegt werden.
Wer darf reservieren?¶
Hier können Sie Ihre Zielgruppe auswählen und weitere Optionen festlegen.
| Zielgruppe/Option | Erläuterung |
|---|---|
| Alle Kollegen der Schule | Alle Kollegen Ihrer Schule können ein Terminangebot reservieren. |
| Alle Eltern der Schule | Alle Eltern der Schule können ein Terminangebot reservieren, z.B. für Sprechstunden. |
| Alle Eltern der Klasse(n) | Hier können Sie die Klasse(n) auswählen, deren Eltern einen Termin reservieren können sollen. |
| Eltern benachrichtigen | Dieser Haken setzt fest, ob Eltern, die in der Zielgruppe liegen, eine Benachrichtigung per Mail erhalten sollen. Bei einer allgemeinen Sprechstunde sollte dieser Haken nicht gesetzt werden. Bei einem Elternabend hingegen schon. |
Eltern nicht auswählbar?
Bitte beachten Sie, dass Sie Eltern nur auswählen können, wenn Sie das Eltern-Paket an Ihrer Schule gebucht haben.
Klicken Sie auf Weiter, um den Reservierungsmodus festzulegen.
Reservierungsmodus¶
Bei der Reservierung können Sie einstellen, ob sie mit frei wählbaren Zeitslots oder mit fest vorgegebenen Zeitslots funktionieren soll.
- Der Parameter Freie Wahl ist sehr nützlich bei der Organisation individueller Sprechstunden.
- Zur optimalen Organisation von Elternsprechtagen dient vor allem der Parameter Festes Raster.
Freie Wahl¶
Im Modus Freie Wahl geben Sie die maximale Termindauer und den Reservierungszeitraum vor:
Anzahl der Termine
Bitte beachten Sie, dass die n Termine, die Ihnen neben dem Zeitraum angezeigt werden, die ideale Anzahl von Terminen darstellt – also wenn jeder Termin mit der maximalen Termindauer und ohne Pause zwischen den Slots gebucht wird. In der Realität können es mehr sein, wenn kürzere Termine gebucht werden oder weniger, bzw. sehr kurze Terminangebote, wenn Pausen zwischen den Slots entstehen.
Festes Raster¶
Im Modus Festes Raster geben Sie die genaue Termindauer und den Reservierungszeitraum vor:
Erstellen der buchbaren Zeitslots
Anhand der eingestellten Termindauer und dem Zeitraum errechnet das System automatisch die möglichen Zeitslots, diese müssen Sie nicht explizit selbst anlegen.
Sollten Sie eine Pause einplanen, fügen Sie am Termin genau die Zeiträume hinzu, in welchen die Gespräche geführt werden sollen. Die Differenz der Zeiträume wird automatisch vom System als Pause interpretiert.
Zeitfenster für Reservierungen¶
Am Termin selbst können Sie anschließend die Zeitfenster der Reservierung einschränken.
Bald wird es Ihnen möglich sein, ein Zeitfenster mit einer festen Wiederholung anzulegen (z.B. wöchentlich für eine wöchentliche Sprechstunde).
Terminangebot bearbeiten¶
Um ein Terminangebot zu bearbeiten, klicken Sie in Ihrem Kalender auf das blaue Feld des Terminangebots. Über den Button Terminangebot bearbeiten gelangen Sie wieder in die Eingabemaske.
Reservierungen verwalten¶
Bestätigung der Reservierungen¶
Im Ergebnis taucht im Kalender ein Terminangebot als blauer Block auf. Personen aus der Zielgruppe können nun nach Ihrer Vorgabe Termine reservieren.
Reservierungsanfragen werden Ihnen entsprechend im Kalender angezeigt. Diese Anfrage müssen Sie dann noch bestätigen, indem Sie auf die Reservierung klicken und dann auf Termin bestätigen.
Gebuchte Terminslots tauchen sodann orange in Ihrem Kalender auf. In den Termindetails sehen Sie, wer den Termin gebucht hat.
Termin für ein Elternteil reservieren¶
Als Lehrkraft können Sie auch für Eltern Termine reservieren, sollten diese kein eigenes Benutzerkonto besitzen oder Schwierigkeiten bei der Buchung haben. Über den Klick auf den Termin haben Sie die Möglichkeit, den Termin zu bearbeiten oder ein Zeitfenster für das Elternteil zu blocken.
Sie haben nun die Möglichkeit, ein Elternteil auszuwählen (sofern dieses bereits ein Benutzerkonto auf edoop.de besitzt) oder das Elternteil manuell anzulegen, sofern dieses noch nicht auf edoop.de exisitiert. Anschließend können Sie ein Zeitfenster auswählen und dieses für das Elternteil reservieren. Danach steht der Zeitslot für andere Elternteile nicht mehr zur Auswahl.
Bestätigten Termin zurückziehen
Sollte Ihnen zu einem bereits bestätigen Termin doch etwas dazwischen kommen, können Sie die Bestätigung des Terminslots über den Button Termin absagen zurückziehen.
Terminreservierung absagen¶
Wenn Sie einen vom Elternteil angefragten und gebuchten Termin absagen möchten, können Sie dies unkompliziert über edoop durchführen.
1. Klicken Sie auf die orange Terminreservierung in Ihrem Kalender.
2. Wählen Sie den Button Termin absagen.
Damit wird die konkrete Terminreservierung des Elternteils abgesagt. Der Terminslot steht den weiteren Eltern danch nicht zur Buchungsanfrage zur Verfügung. Der Zeitslot wird den weiteren erst freigegeben, wenn Sie die entstandene Terminreservierung löschen.
Terminreservierung löschen¶
Wenn Sie einen gebuchten Termin mit einem Elternteil absagen und löschen möchten, können Sie dies unkompliziert über edoop durchführen.
1. Klicken Sie auf die orange Terminreservierung in Ihrem Kalender.
2. Wählen Sie den Button Termin absagen und löschen.
3. Bestätigen Sie die Aktion über den Button Termin absagen und löschen. Dadurch wird nur die einzelne Terminreservierung des Elternteils gelöst. Die zu diesem Termin eingeladenen Eltern werden automatisch informiert.
Danach steht der Zeitslot den weiteren Eltern wieder zur Reservierung frei.
Komplettes Terminangebot löschen
Wenn Sie ein komplettes Terminangebot (in Ihrem Kalender grau markiert) löschen möchten, sollten Sie das nur tun, wenn es keine reservierten Termine von den Eltern am Terminangebot gibt.
Sollten noch reservierte Terminslots mit Eltern exisitieren, besteht die Gefahr einer optischen Mehrfachbelegung eines Terminslots. Sobald ein neues Terminangebot zur gleichen Zeit angeboten wird.
Tipp: Sie können ein Terminangebot jederzeit anpassen.
Individuelle Sprechstunde¶
Um eine individuelle Sprechstunde auf edoop.de zu planen, gehen Sie wie folgt vor:
1. Über das Eulen-Symbol gelangen Sie unter Meine Termine zu Ihrem persönlichen Kalender.
2. Über den Button Neuer Termin können Sie nun einen neuen Termin anlegen.
3. Hier können Sie nun den Titel und eine Beschreibung für den Termin hinterlegen und anschließend auf den Button Termine anbieten klicken.
4. Für die individuelle Sprechstunde wählen Sie nun aus:
- Wer bietet an? : Nur ich
- Wer darf reservieren? : Alle Eltern der Klasse und anschließend Ihre Klasse auswählen.
und anschließend klicken aus Weiter.
5. Nun können Sie im folgenden Menü alle relevanten Information wie Termindauer, den Zeitraum oder auch ein Zeitfenster für die Reservierung einstellen.
Terminübersicht¶
Mit dem Button Terminübersicht erhalten Sie einen strukturierten Einblick auf Ihre anstehenden Termine. Gerade vor Elternsprechtagen können Sie hierüber schnell und direkt eine Liste der anstehenden Elterngespräche aufrufen und einsehen.
Terminübersicht sichern
Um die Terminübersicht sichern und herunterladen zu können, müssten Sie zunächst einen Screenshot der Ansicht machen. Dieses Foto kann ausschließend ausgedruckt werden. Im Folgenden finden Sie Anleitung für bestimmte Geräte: